Prenez des rendez-vous quand le cabinet est fermé
Sur la page web de votre cabinet, un patient choisit un créneau à l'heure qui l'arrange, le soir comme le dimanche. Sa demande vous attend au cabinet, et le rendez-vous n'existe que lorsque vous le confirmez.
Le téléphone ne sonne que quand vous pouvez répondre
La demande de rendez-vous, elle, arrive tout le temps : à 22 h quand la douleur revient, le dimanche quand la mère de famille a enfin cinq minutes, à 11 h du matin pendant que votre secrétaire est déjà en ligne avec quelqu'un d'autre. Le patient tombe sur une sonnerie dans le vide ou sur un signal occupé. Il essaie une deuxième fois, rarement une troisième.
Ensuite, il fait ce que tout le monde fait : il appelle le cabinet suivant sur sa liste. Vous ne saurez jamais qu'il a essayé, et ce patient n'apparaîtra dans aucun de vos chiffres. C'est la file d'attente invisible de tous les cabinets : ceux qui ont voulu venir à un moment où personne ne pouvait décrocher.
Le reste de la journée, ce sont vos rendez-vous existants qui coûtent du temps : le téléphone coupe la consultation, la secrétaire note un nom sur un papier, rappelle pour vérifier une heure, cherche une fiche déjà ouverte sous une autre orthographe.
Ce que cela change pour vous
Moins de gestes pour vous, plus de temps pour vos patients.
Des demandes reçues jour et nuit
Votre page prend les demandes quand le cabinet est fermé, pendant vos consultations et quand la ligne est occupée. Le patient n'a plus le choix entre attendre lundi et appeler ailleurs.
La part qui se joue en ligne
Un patient qui vous découvre le soir sur son téléphone veut agir tout de suite. S'il peut demander un créneau dans la minute, il est à vous. S'il doit noter votre numéro pour demain, il est à celui d'à côté.
Votre agenda reste le vôtre
Une demande n'est pas un rendez-vous. Rien ne se pose dans votre agenda tant que le cabinet n'a pas appelé la personne et confirmé son créneau. Personne ne remplit vos journées à votre place.
Toutes les demandes au même endroit
Une liste, dans la plateforme, avec le nom, le téléphone, le motif et l'heure voulue. Fini le papier posé sur le comptoir et le message vocal qu'on réécoute trois fois.
Le patient rappelé en un geste
L'appel et le WhatsApp partent de la demande elle-même, numéro déjà composé. Votre secrétaire garde la façon de travailler qu'elle connaît : elle parle à la personne, puis elle valide.
Un patient, une fiche
Au moment de confirmer, la plateforme vous montre les fiches qui ressemblent à la personne. Vous rattachez le rendez-vous à la bonne, ou vous ouvrez une fiche déjà remplie de ce qu'elle a saisi.
Comment cela fonctionne
Dans l'ordre où vous le vivez au cabinet.
- 1
Décidez ce que vous ouvrez
Les motifs réservables en ligne, les praticiens concernés, la durée d'un créneau, le préavis minimum et l'horizon au-delà duquel on ne réserve pas. Une première consultation en ligne et la petite chirurgie par téléphone : c'est votre choix, motif par motif.
- 2
Le patient demande son créneau
Sur votre page, il choisit le motif, le jour et l'heure parmi vos créneaux réellement libres, puis laisse son nom, sa date de naissance et son téléphone. La page lui dit clairement que rien n'est encore réservé.
- 3
Le cabinet est prévenu
La demande apparaît dans la liste des demandes en attente, où que vous soyez dans la plateforme, avec le nombre de demandes non traitées toujours visible. Le secrétariat reçoit un message qui reste à l'écran tant qu'il n'a pas été vu.
- 4
Vous appelez, puis vous décidez
L'appel part de la demande. Après quelques mots avec la personne, vous confirmez, vous notez un appel sans réponse, ou vous refusez en disant pourquoi. Rien ne vous oblige à accepter un créneau qui ne vous arrange pas.
- 5
Le rendez-vous est posé
À la confirmation, le rendez-vous entre dans votre agenda, rattaché à la fiche du patient. Il vit ensuite comme tous vos autres rendez-vous : rappel, salle d'attente, consultation.
La fonctionnalité en images
Des captures prises dans la plateforme, sur un cabinet de démonstration.
Ce que le patient remplit : de quoi ouvrir une fiche propre et de quoi le rappeler. Rien de plus.
Capture réalisée sur un cabinet de démonstration : praticiens, patients et rendez-vous sont fictifs.
Les détails qui comptent
Ce que vous remarquez après une semaine d'utilisation quotidienne.
Vous ouvrez ce que vous voulez
Motif par motif, praticien par praticien. Ce que vous préférez organiser au téléphone n'apparaît jamais en ligne.
Un préavis avant le premier créneau
Personne ne demande un rendez-vous pour dans dix minutes. Vous fixez le délai à respecter, et la page ne propose rien avant.
Un horizon que vous choisissez
Quinze jours, un mois : vous décidez jusqu'où votre agenda s'ouvre aux inconnus. Au-delà, on vous appelle.
Tous vos créneaux ne sont pas montrés
La page peut n'en afficher qu'une partie. Les autres restent disponibles pour les patients qui appellent, et pour les urgences.
Les heures proposées sont libres
Vos horaires d'ouverture, vos rendez-vous déjà pris et vos absences déclarées sont tenus à jour. Le patient ne choisit pas une heure où vous n'êtes pas là.
Le patient sait qu'il n'a rien réservé
C'est écrit avant l'envoi et répété après. Personne ne se présente en croyant avoir un rendez-vous qui n'existe pas.
L'accompagnant, quand c'est utile
En pédiatrie, la page demande toujours qui amène l'enfant et son lien de parenté. Ailleurs, vous décidez si la question est posée.
Les appels sans réponse sont comptés
Après le nombre de tentatives que vous avez fixé, la demande est mise de côté. Elle reste confirmable si la personne rappelle.
Rien ne se perd
Confirmées, refusées, restées sans réponse : les demandes passées se retrouvent toutes, avec la date à laquelle elles sont arrivées.
En français et en arabe
Le formulaire parle la langue de la page que le patient lit. Les noms, eux, vous arrivent en lettres latines, dans la forme où vous les cherchez.
0
rendez-vous posé sans votre accord
Vous ne perdez rien de la main que vous avez sur vos journées : la demande attend, vous appelez, vous décidez. Ce que vous gagnez, c'est tout ce qui se présentait quand personne ne pouvait décrocher. Le patient qui vous trouve un dimanche soir laisse son créneau et son numéro, au lieu d'appeler le cabinet suivant.
Questions fréquentes
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