Dépenses du cabinet : savoir ce que vous gagnez vraiment, pas seulement ce que vous encaissez
Le loyer, les salaires, l'assurance, l'électricité, le comptable, les consommables. Vous les saisissez une fois, les charges qui reviennent se recréent toutes seules à la date prévue, et le cabinet a enfin les deux colonnes qu'il lui manquait : ce qui rentre et ce qui sort.
Un cabinet qui ne connaît que ses recettes ne connaît pas son résultat
La plupart des cabinets savent, à peu près, ce qu'ils ont encaissé dans le mois. Presque aucun ne sait ce qu'il a dépensé. Le loyer part par virement, les salaires en fin de mois, l'assurance une fois par an, l'électricité quand la facture arrive, les consommables au fil des besoins. Chacune de ces sorties est connue de quelqu'un, aucune n'est nulle part au même endroit.
Alors la question qui compte vraiment (est-ce que ce cabinet gagne de l'argent, et combien ?) reçoit une réponse au jugé. On confond chiffre d'affaires et bénéfice. On découvre en fin d'exercice, chez le comptable, un résultat qu'on n'avait pas vu venir. Et les décisions qui en dépendent (embaucher, changer d'échographe, ouvrir une demi-journée de plus, revoir un tarif) se prennent sans le chiffre qui devrait les guider.
Le reste du temps, c'est la mémoire qui tient la comptabilité de trésorerie : la facture du fournisseur posée sur un coin de bureau, celle de l'imprimeur qu'on a déjà réglée mais qu'on va payer une deuxième fois, la quittance qu'on cherche six mois plus tard pour la donner au comptable.
Ce que cela change pour vous
Moins de gestes pour vous, plus de temps pour vos patients.
Toutes les sorties du cabinet au même endroit
Une dépense porte son montant, sa date, son fournisseur, son type, son statut, une note en clair et sa facture en pièce jointe. Le loyer, les salaires, l'assurance, l'internet, le comptable, les consommables et l'achat exceptionnel vivent dans la même liste, dans la même monnaie, avec le même vocabulaire.
Les charges qui reviennent se saisissent une seule fois
Vous décrivez la charge une fois (montant, fréquence, date de début) et la plateforme crée la dépense à chaque échéance, toute seule, chaque jour, pour tous les cabinets. Douze loyers par an, douze fois les salaires, une prime d'assurance annuelle : aucune de ces lignes ne se retape.
Payé, en attente, annulé : l'état de chaque charge se voit
Une dépense enregistrée n'est pas forcément une dépense réglée. Le statut le dit sur chaque ligne, et une dépense en attente se marque payée d'un seul clic depuis la liste, sans ouvrir de formulaire.
La facture du fournisseur reste attachée à la dépense
Une image, un PDF ou un CSV se joint à la ligne au moment de la saisie. Six mois plus tard, la quittance que réclame le comptable se retrouve depuis la dépense elle-même, pas dans une pile de papier ni dans une boîte mail.
Votre annuaire de fournisseurs se construit tout seul
Vous tapez les premières lettres, la plateforme propose les fournisseurs déjà connus du cabinet. Un nom inconnu crée le fournisseur au passage, un nom déjà connu est réutilisé. Personne ne tient l'annuaire à la main, et le même fournisseur n'existe pas en trois orthographes.
Le résultat net, et pas seulement le chiffre d'affaires
Parce que les dépenses sont dans la plateforme, les rapports peuvent afficher les charges mois par mois et le résultat net : revenus, dépenses, bénéfice, sur la même barre de mois. C'est le chiffre qui manque à presque tous les cabinets.
Comment cela fonctionne
Dans l'ordre où vous le vivez au cabinet.
- 1
Vous ouvrez les dépenses du cabinet
L'écran a deux onglets : Dépenses, la liste de tout ce que le cabinet a payé ou doit payer, et Dépenses récurrentes, les charges qui reviennent. L'accès est réservé à l'administrateur du cabinet : ni les médecins ni le secrétariat n'y entrent, sauf si vous leur donnez ce rôle.
- 2
Vous saisissez une dépense en quelques secondes
Le montant, la date, le fournisseur, le type, le statut, une note, et la facture jointe si vous l'avez. Seuls le montant et la date sont demandés : le reste se remplit quand vous en avez l'usage, jamais pour faire plaisir au formulaire.
- 3
Vous décrivez une fois les charges qui reviennent
Dans l'onglet des récurrences, vous créez un modèle : montant, fréquence, date de début, date de fin si la charge s'arrête un jour. Mensuelle pour le loyer et les salaires, annuelle pour l'assurance, personnalisée quand la charge tombe deux fois par mois.
- 4
La plateforme génère les dépenses à votre place
Chaque jour, les modèles arrivés à échéance créent leur dépense dans l'onglet Dépenses. Elle reprend le montant, le fournisseur, le type et la note du modèle, et elle se paie comme n'importe quelle autre. Une dépense déjà générée pour une date donnée ne l'est jamais deux fois.
- 5
Vous lisez vos charges et votre résultat dans les rapports
Le graphique des dépenses mensuelles montre ce que le cabinet dépense, mois après mois. Celui du résultat net met les revenus, les dépenses et le bénéfice sur la même barre. Et l'export CSV donne au comptable la période complète, ligne par ligne.
La fonctionnalité en images
Des captures prises dans la plateforme, sur un cabinet de démonstration.
Une dépense en cours de saisie : 3 200 pour Sotrameg Matériel Médical, type Équipement, statut En attente, la note qui dit de quoi il s'agit, et la facture du fournisseur en pièce jointe. Le fichier reste marqué En attente de téléversement tant que la dépense n'est pas enregistrée : rien n'est envoyé si vous annulez.
Capture réalisée sur un cabinet de démonstration : praticiens, patients et rendez-vous sont fictifs.
Les détails qui comptent
Ce que vous remarquez après une semaine d'utilisation quotidienne.
Seuls le montant et la date sont obligatoires
Le fournisseur, le type, le statut, la note et la pièce jointe sont facultatifs. Une dépense mal connue s'enregistre quand même, avec ce que vous avez, et se complète plus tard. Un formulaire qui refuse d'enregistrer finit par ne rien enregistrer du tout.
Trois fréquences, parce que les charges d'un cabinet ne battent pas toutes au même rythme
Mensuelle pour le loyer, les salaires, l'internet et l'abonnement. Annuelle pour la cotisation à l'ordre ou la prime d'assurance. Personnalisée pour ce qui tombe plusieurs fois dans le mois : vous cochez les jours voulus dans une grille de 1 à 31.
Le 31 ne saute pas les mois de trente jours
Une charge fixée au 31 est générée le 31 janvier, le 28 février (ou le 29), le 30 avril. Le jour est ramené au dernier jour du mois au lieu d'être ignoré. Sans cela, une charge au 31 disparaîtrait cinq mois par an et le total de l'année serait faux.
Une dépense générée ne l'est jamais deux fois
Chaque génération porte une clé qui réunit le modèle et la date. Si le traitement du jour repasse, ou si un rattrapage est lancé, la dépense déjà créée n'est pas recréée. Un double loyer dans le mois fausserait le résultat net sans que personne ne le remarque.
Un rattrapage automatique des échéances oubliées
Si un modèle n'a rien généré pendant plusieurs semaines, la plateforme calcule toutes les échéances manquées entre la dernière génération et aujourd'hui, et les crée dans l'ordre, sans jamais dépasser la date de fin du modèle.
Une charge s'arrête sans être effacée
Le contrat qui prend fin reçoit une date de fin, ou passe simplement en inactif. Il cesse de générer, et il reste visible avec son historique. Les dépenses qu'il a créées gardent leur montant et leur date : l'année passée ne bouge pas parce que vous avez résilié cette année.
En attente, payé, annulé, et un clic pour changer d'état
Les trois statuts appartiennent à votre cabinet, comme les types de dépense. Une dépense en attente se marque payée directement depuis sa ligne, sans ouvrir la fiche. Une dépense annulée reste dans l'historique au lieu de disparaître, pour que la trace du renoncement subsiste.
Une facture jointe, mais seulement à l'enregistrement
Le fichier choisi (image, PDF ou CSV) reste marqué En attente de téléversement tant que la dépense n'est pas enregistrée. Annuler le formulaire n'envoie rien. Une fois la dépense créée, la ligne porte une flèche qui redonne le document en un clic.
La recherche interroge tout le registre, pas la page affichée
Le champ de recherche cherche côté serveur, sur l'ensemble des dépenses du cabinet, pas seulement sur les vingt-cinq lignes visibles. Un nom de fournisseur, un mot de la note, et la liste se réduit à ce que vous cherchez.
Un export CSV taillé pour le comptable
L'export reprend, pour la période choisie, la date de la dépense, la catégorie, le statut, le fournisseur, le montant, les notes, la mention récurrent ou non, et la personne qui a saisi la ligne. Il se filtre par statut, il est limité à une période de 366 jours, et il s'ouvre directement dans un tableur sans casser les accents.
Les dépenses restent chez l'administrateur du cabinet
Cet écran, et lui seul, réunit les salaires, les loyers et les contrats. Il n'est ouvert qu'aux administrateurs du cabinet. Les médecins et le secrétariat travaillent dans la plateforme sans jamais y accéder.
Chaque ligne garde qui l'a saisie
La dépense conserve son auteur et sa date de création, et l'export les reprend. Quand un montant est discuté trois mois plus tard, la conversation part d'une trace, pas d'un souvenir.
1 saisie par charge fixe
le loyer, les salaires, l'assurance et les abonnements se décrivent une fois, puis se génèrent seuls à chaque échéance
Le cabinet arrête de piloter à l'aveugle. Les sorties sont au même endroit que les entrées, les charges fixes ne se retapent plus, les factures des fournisseurs restent attachées à leur ligne, et le résultat net du mois se lit sur un graphique au lieu de se découvrir chez le comptable en fin d'exercice.
Questions fréquentes
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