Multi-utilisateurs & rôles : toute votre équipe dans le même dossier, chacun avec les accès de son métier
Votre secrétaire enregistre les patients et tient l'agenda, votre infirmier prépare la salle, vous consultez. Une invitation par e-mail suffit pour ajouter chacun, et le rôle choisi à l'invitation décide de ce qu'il voit : le secrétariat n'ouvre jamais un dossier médical, et vous n'avez plus à partager un mot de passe. Autant d'utilisateurs que nécessaire, sans frais par poste.
Un seul compte pour tout le cabinet, c'est le début des ennuis
Beaucoup de cabinets démarrent avec un compte unique, partagé entre le médecin et le secrétariat. Le mot de passe finit sur un post-it collé sous le clavier, il circule au moment des remplacements, et personne ne le change jamais parce que tout le monde s'en sert. Le jour où une personne quitte le cabinet, elle garde la clé de tous les dossiers.
Ce compte unique pose un problème plus profond que la sécurité : il donne à tout le monde les mêmes droits. Le secrétariat, qui n'a besoin que de l'agenda, de la fiche administrative et de la caisse, se retrouve devant les ordonnances, les diagnostics et les comptes rendus d'analyses. Ce n'est pas un manque de confiance, c'est simplement une information dont il n'a pas besoin pour faire son travail, et que le secret médical ne lui destine pas.
À l'inverse, quand chacun travaille sur son propre logiciel ou son propre cahier, l'information se scinde. Le rendez-vous est dans l'agenda papier du guichet, la consultation dans le fichier du médecin, l'encaissement dans un troisième carnet. Personne ne voit le même cabinet, et la moitié des questions du quotidien (« il est arrivé ? », « il a payé ? », « qui l'a vu la dernière fois ? ») demande de se lever et de demander à voix haute.
Ce que cela change pour vous
Moins de gestes pour vous, plus de temps pour vos patients.
Un seul cabinet, autant de comptes que de personnes
Chaque membre de l'équipe a son compte, son mot de passe et son nom. Vous savez qui a créé un rendez-vous, qui a encaissé un paiement, qui a ouvert une visite. Et le départ d'une personne se règle en coupant son seul accès, pas en changeant un mot de passe que tout le cabinet doit réapprendre.
Quatre rôles qui correspondent aux métiers du cabinet
Administrateur, Médecin, Infirmier, Secrétaire. Le rôle se choisit au moment de l'invitation et porte déjà les bons accès : rien à cocher case par case, rien à configurer avant de commencer. Un cabinet ouvre son compte le matin et son équipe travaille l'après-midi.
Le secrétariat n'ouvre jamais un dossier médical
Dans la fiche d'un patient, le secrétariat voit exactement deux onglets : les informations générales et les rendez-vous. Ni visites, ni ordonnances, ni analyses, ni fichiers. L'onglet interdit n'est pas grisé : il n'existe pas à l'écran, donc personne ne clique dessus par erreur et personne ne se demande ce qu'il y a derrière.
Le guichet prépare, vous n'avez plus qu'à consulter
Le secrétariat enregistre le patient, le place dans la salle d'attente et vous l'annonce. Vous ouvrez la journée déjà rangée : qui est arrivé, depuis combien de temps il attend, qui est votre prochain. Le temps passé à saisir des noms et à noter des heures ne sort plus de votre temps de consultation.
Chacun ne voit que son propre travail
Dans un cabinet à plusieurs praticiens, la liste des visites se filtre par prestataire et chaque colonne nomme qui a fait quoi. Votre journée ne se mélange pas à celle de votre associé, et les statistiques du cabinet restent lisibles pour l'administrateur qui a besoin de la vue d'ensemble.
Les préférences sont personnelles, les données sont communes
Chaque membre règle son propre écran depuis son profil : reprendre là où il s'était arrêté, retrouver ses visites ouvertes, ses habitudes d'affichage. Ces réglages ne suivent que lui. Les données du patient, elles, restent uniques et partagées : il n'y a jamais deux versions du même dossier.
Comment cela fonctionne
Dans l'ordre où vous le vivez au cabinet.
- 1
Vous invitez la personne par e-mail, en choisissant son rôle
Nom, prénom, e-mail, rôle. La liste des rôles s'ouvre sur les quatre métiers du cabinet et un seul est retenu : c'est lui qui décide de tout le reste. L'invitation part immédiatement vers l'adresse indiquée, sans que vous ayez à écrire le message.
- 2
Elle reçoit un code lisible et crée son propre mot de passe
L'e-mail contient un code de 11 caractères, conçu pour être recopié sans erreur : ni zéro ni lettre O, ni chiffre un ni lettre I, pour qu'aucune confusion ne soit possible. La personne ouvre la page d'inscription, saisit le code, choisit son mot de passe, et son compte existe.
- 3
Elle ouvre le cabinet avec exactement les accès de son rôle
Pas de configuration après coup. Le menu, les onglets d'un dossier et jusqu'aux boutons d'une ligne de tableau s'adaptent au rôle : ce qui n'est pas autorisé n'apparaît pas. Un secrétaire ne voit pas l'entrée des visites, un médecin ne voit pas le bouton de suppression d'un patient.
- 4
Vous suivez les invitations en attente et vous relancez
L'écran des invitations montre le rôle, le code, la date d'expiration et le statut de chacune. Une invitation vit 7 jours. Passé ce délai elle devient inutilisable, et la relance renvoie l'e-mail en repartant sur 7 jours neufs. Une invitation envoyée à la mauvaise adresse s'annule.
- 5
L'équipe travaille au même endroit, chacun à sa place
Le secrétariat tient l'agenda, la salle d'attente et la caisse. L'infirmier accueille, mesure et ouvre la visite. Vous documentez, prescrivez et concluez. L'administrateur voit les chiffres et gère l'équipe. Une seule base de données, une seule vérité, quatre façons de la regarder.
La fonctionnalité en images
Des captures prises dans la plateforme, sur un cabinet de démonstration.
Le rôle se choisit au moment de l'invitation, dans une liste de quatre : Administrateur, Médecin, Infirmier, Secrétaire. C'est le seul réglage d'accès à faire, et il suffit.
Capture réalisée sur un cabinet de démonstration : praticiens, patients et rendez-vous sont fictifs.
Les détails qui comptent
Ce que vous remarquez après une semaine d'utilisation quotidienne.
Utilisateurs illimités, sans frais par poste
L'abonnement est celui du cabinet, pas celui d'un poste de travail. Ajouter une secrétaire, un remplaçant ou un deuxième médecin ne change pas la facture.
Un code d'invitation fait pour être recopié
11 caractères, sans zéro ni O, sans 1 ni I. La personne tape ce qu'elle lit dans l'e-mail, sans se demander si c'est un chiffre ou une lettre.
L'invitation expire au bout de 7 jours
Un code oublié dans une boîte de réception ne reste pas utilisable indéfiniment. L'écran affiche la date d'expiration avant qu'elle arrive.
La relance repart sur 7 jours neufs
Un clic renvoie l'e-mail et remet le compteur à zéro, avec le même code. Vous n'avez pas à supprimer puis recréer l'invitation.
Une invitation s'annule
Mauvaise adresse, mauvais rôle, recrutement annulé : l'invitation se retire et le code ne vaut plus rien, même s'il a déjà été envoyé.
Ce qui n'est pas autorisé n'apparaît pas
Les entrées de menu, les onglets d'un dossier et les boutons d'une ligne suivent le rôle. Pas de bouton grisé qui laisse croire à un accès à demander.
Un rendez-vous terminé ne se modifie plus
Une fois la consultation faite, le rendez-vous est un fait passé : ni le guichet ni le praticien ne le réécrivent, quel que soit son rôle.
Les actions du guichet faites par le médecin sont signalées
Quand vous marquez vous-même une arrivée ou faites avancer la file, le bouton passe en ambre : vous voyez que vous agissez à la place du secrétariat.
Le médecin ne supprime pas un patient
Créer et modifier un dossier, oui. L'effacer, non : la suppression d'un patient ou d'un certificat reste réservée à l'administrateur du cabinet.
Chaque cabinet est cloisonné
Toute donnée porte l'identifiant de son cabinet. Un utilisateur ne voit que le cabinet auquel il appartient, jamais les patients d'un autre.
Les mots de passe ne sont jamais lisibles
Ils sont hachés avec Argon2id, l'algorithme recommandé aujourd'hui. Personne, chez vous comme chez nous, ne peut relire le mot de passe d'un membre.
La session se renouvelle sans vous déconnecter
L'accès est court et se renouvelle silencieusement pendant que vous travaillez. Vous ne repassez pas par la page de connexion au milieu d'une consultation.
0 DH
par utilisateur supplémentaire
Le tarif de DrBook est celui du cabinet, pas celui du poste de travail. Vous invitez votre secrétaire, votre infirmier, votre associé et le remplaçant du mois d'août sans que rien ne change sur la facture. Le calcul n'est plus « est-ce que ça vaut le coup de lui créer un compte ? », mais simplement « qui a besoin de travailler dans le dossier ? ».
Questions fréquentes
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