Facturation et caisse : savoir, à tout moment, qui a payé et qui reste à encaisser
Les actes cochés pendant la consultation deviennent le montant à encaisser. Le secrétariat encaisse, la monnaie se calcule toute seule, la facture se génère avec sa référence et s'imprime sur le papier du cabinet. Et une liste, tenue par la plateforme, dit en permanence quelles visites ne sont pas encore réglées.
Le carnet de caisse ne sait pas ce qui s'est passé en consultation
Dans beaucoup de cabinets, l'acte se décide derrière la porte du bureau et l'encaissement se fait devant, à l'accueil. Entre les deux, un mot dit à voix haute, un tarif retenu de mémoire, parfois un papier posé sur le comptoir. La secrétaire encaisse ce qu'elle a compris, pas forcément ce qui a été fait : une échographie facturée au tarif de la consultation, un pansement oublié, un patient qui repart sans rien régler parce que personne ne savait qu'il devait quelque chose.
Le soir, la question simple (combien reste-t-il à encaisser ?) n'a pas de réponse simple. Il faut reprendre l'agenda, la main courante et sa mémoire. Les impayés ne se voient qu'au moment où le patient revient, ou jamais. Et quand un patient réclame sa facture trois semaines plus tard, il faut la refabriquer à la main, avec un numéro choisi au jugé.
Ce que cela change pour vous
Moins de gestes pour vous, plus de temps pour vos patients.
Vos actes, vos prix, votre liste
Le catalogue des actes du cabinet est le vôtre : vous nommez chaque acte, vous fixez son prix, vous le décrivez, vous choisissez l'ordre dans lequel il apparaît. Aucun tarif imposé, aucune nomenclature à subir. En consultation, l'acte se choisit dans cette liste et son prix arrive avec lui.
Le montant à encaisser vient du dossier, pas de la mémoire
Ce que le médecin coche dans l'onglet Facturation de la visite devient, à la seconde, le total dû à l'accueil. Le secrétariat n'a rien à deviner : il voit les actes, leurs prix, le total, et il encaisse exactement cela.
Deux listes qui répondent à la question du soir
Visites non payées d'un côté, visites payées de l'autre. La première est votre liste d'impayés, avec le solde restant sur chaque ligne. Elle ne se tient pas à la main : une visite y entre quand elle est facturée, elle en sort quand elle est soldée.
La monnaie se calcule pendant que le patient tend son billet
Vous tapez la somme reçue, la plateforme affiche le montant à encaisser et la monnaie à rendre. Le paiement enregistré reste le montant dû : le surplus est de la monnaie, jamais un trop-perçu qui viendrait fausser votre caisse.
Une facture numérotée, imprimée sur votre papier
La facture porte une référence unique construite sur le code de votre cabinet et la date, elle liste les actes et leurs prix, elle indique ce qui a été payé. Elle s'imprime en laissant la place que vous avez réglée en haut et en bas pour votre papier à en-tête.
Chaque geste porte un nom
Chaque paiement conserve sa date, son moyen, son montant et la personne qui l'a encaissé. La facture conserve qui l'a générée et quand. Le jour où un montant est discuté, la réponse est dans le dossier de la visite, pas dans un souvenir.
Comment cela fonctionne
Dans l'ordre où vous le vivez au cabinet.
- 1
Vous construisez une fois le catalogue des actes du cabinet
Dans les réglages, vous ajoutez vos actes avec leur prix et leur description, et vous les rangez dans l'ordre où vous voulez les voir proposés. Un acte que vous ne pratiquez plus se désactive : il disparaît des choix sans effacer les visites passées qui le portent.
- 2
Pendant la consultation, le médecin coche ce qui a été fait
L'onglet Facturation de la visite affiche Ajouter un service. Le prix du catalogue est proposé et reste modifiable sur cette visite précise, sans toucher au tarif de référence. Le compteur d'actes et le total se mettent à jour à chaque ajout.
- 3
Le médecin signale ce qu'il attend de l'accueil
Deux cases dans la même vue : Imprimer la facture dit au secrétariat que ce patient repart avec sa facture, Assurance remplie dit que le dossier de prise en charge a été complété. Les deux se lisent depuis la liste des paiements, avant même d'ouvrir la visite.
- 4
L'accueil encaisse
L'écran de la visite montre le total des services, le total payé et le solde à payer. Vous choisissez le moyen de paiement, vous saisissez la somme reçue, vous ajoutez une note si besoin, vous enregistrez. Un paiement partiel est accepté : le solde reste affiché et la visite reste dans la liste des non payées.
- 5
La facture se génère, puis s'imprime
Dès que le solde tombe à zéro, le bouton Générer la facture apparaît. La référence et l'heure de génération s'affichent, et le bouton Imprimer ouvre la feuille prête à sortir sur votre imprimante.
La fonctionnalité en images
Des captures prises dans la plateforme, sur un cabinet de démonstration.
Les services du cabinet : le nom de l'acte, son prix, sa description, son statut, son rang d'affichage et sa date de création. Les flèches montent et descendent une ligne, l'ordre choisi ici est celui que le médecin verra en consultation.
Capture réalisée sur un cabinet de démonstration : praticiens, patients et rendez-vous sont fictifs.
Les détails qui comptent
Ce que vous remarquez après une semaine d'utilisation quotidienne.
Le prix du catalogue est une proposition, pas une contrainte
Choisir un acte remplit son prix, et ce prix reste modifiable sur cette visite. Un geste plus long, un tarif consenti à une famille, un complément : cela se règle sur la ligne, sans jamais déplacer le tarif de référence du cabinet.
Un acte se retire du catalogue sans réécrire l'histoire
Désactiver un acte le fait disparaître des choix proposés en consultation. Les visites passées qui le portent gardent leur ligne, leur montant et leur facture : vos totaux d'il y a deux ans ne bougent pas parce que vous avez changé votre offre aujourd'hui.
Le trop-perçu n'existe pas, seulement la monnaie
Si la somme reçue dépasse le solde, le paiement enregistré est plafonné au solde et la différence est affichée comme monnaie à rendre. Une caisse ne doit jamais porter un paiement supérieur à ce qui était dû : autrement, chaque billet arrondi finirait par fausser le total du mois.
Le paiement partiel est un cas prévu, pas une erreur
Un patient qui règle une partie aujourd'hui laisse une visite au solde positif : elle reste dans les visites non payées, son solde est exact, et le paiement suivant s'ajoute à l'historique. Aucune manipulation pour rattraper le reste.
Antidater est un droit à part, borné à un an
Enregistrer un paiement à une date passée demande une autorisation distincte du simple droit d'encaisser, et la date est refusée si elle est dans le futur ou antérieure à un an. Rattraper la caisse de la veille est légitime, réécrire un exercice entier ne l'est pas.
La facture n'est générable qu'une fois la visite soldée
Tant qu'il reste un solde, la carte Facture affiche le montant qui manque au lieu du bouton. Une facture qui existe alors que rien n'est payé est un document qu'il faudra corriger, annuler, ou expliquer.
Qui peut générer la facture est une décision de cabinet
L'administrateur peut toujours, le médecin peut sur ses propres visites, et le secrétariat peut lorsque le médecin a coché Imprimer la facture. Sinon, la carte l'écrit en clair : le médecin n'a pas demandé la génération de facture pour cette visite.
La référence de facture est lisible à l'œil nu
Elle réunit le code de votre cabinet, la date du jour et un numéro d'ordre à quatre chiffres. Une référence dit donc d'où elle vient et de quel jour elle date, sans ouvrir la plateforme, et elle est unique sur toute la plateforme.
Le numéro d'ordre repart à 1 dans votre fuseau horaire, pas dans celui du serveur
La journée de numérotation est celle du cabinet. Un cabinet à Casablanca ne voit pas sa numérotation basculer au milieu d'une consultation de fin d'après-midi parce que la machine, elle, compte en temps universel.
La place de votre en-tête est un réglage, pas un défaut d'impression
Vous fixez en millimètres la hauteur réservée en haut et en bas de la page, séparément pour la facture, l'ordonnance et la demande d'analyses. Le cabinet qui imprime sur du papier pré-imprimé garde son en-tête, celui qui imprime sur du papier blanc réduit les marges et gagne la place.
L'état du dossier d'assurance se voit avant d'ouvrir la visite
Rempli ou non rempli, la pastille figure sur chaque ligne des deux listes. Le secrétariat repère d'un regard les dossiers à compléter, sans entrer dans chaque visite pour vérifier.
Encaisser et voir la visite sont deux droits différents
L'accès à la caisse ouvre les listes et l'écran d'encaissement, pas le contenu clinique de la consultation. La personne qui tient la caisse voit les actes et leurs montants, pas l'examen ni le diagnostic.
0 impayé oublié
la liste des visites non payées se tient toute seule, à partir de ce qui a été fait en consultation
La facturation cesse d'être une reconstitution de fin de journée. L'acte coché en consultation devient le montant dû, l'encaissement se fait avec la monnaie calculée, la facture sort numérotée sur votre papier, et la liste des impayés est disponible à toute heure sans que personne n'ait à la tenir.
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